MyChange.se - Förändring med människan i centrum

Getting things done, Få det gjord - David Allen
Getting things done (gtd) har i den korta tiden den har funnit redan fått en trogen skara följeslagare och nästan kultstatus, med medföljande insignier som Moleskine anteckningsböcker och speciella pennor.
Men icke desto mindre presenterar Allen en genomgående metodik som låter en leva med mindre stress samtidigt som man får mera gjord. Detta uppnås med en nästan övermänsklig strukturering av åtaganden och en list-mani. Nu låter jag rätt negativ - och det är jag när det gäller att följa boken slaviskt. Dock har Allen ett antal förhållninsgsätt han propagerar som gör livet mycket lättare.

Det finns en uppsjö av bra sammanfattningar, verktyg och anpassningar av gtd på nätet och jag kommer rekommendera några i senare artiklar. Denna artikel handlar mera om mina lärdomar från gtd.

• Skriv ner!
  Detta är förmodligen den viktigaste punkten för mig själv. Allen beskriver rätt bra i sin bok hur våra hjärnor försöker påminna oss om det vi kanske borde komma iohåg vid något tillfälle. Detta eftersom vårat undermedvetande inte har en prioritering. Så det leder till ett ständigt brus av påminnelser tilll oss själva vid vilka opassande situationer som helst.
  Hans föreslag är att man skapar ett anteckningssystem som man har stor tillit till (trusted system) och där man skriver ner allar tankar, idéer och notiser. Om man går igenom det regelbundet, så kan vårat undermedvetande slappna av och slippa påminna oss själva - vi kommer att titta på det senare. Det viktiga är dock att man verkligen tittar på det senare.
  För att göra det håller jag en kategoriserad aktivitetslista i Outlook (som jag tyvärr måste använda för jobbets e-post). När jag är ute så har jag en liten Moleskine med mig, där jag dumpar vad som känns viktigt. På morgonen går jag igenom anteckningarna och sortera in dem i min aktivitetslista.
• Vara medveten!
  Detta är ett återkommande tema på MyChange.se - jag tror man måste vara medveten om vad man gör, vart man är på vär och vilka fällor hjärnan kan lägga i ens egen väg på resan. Gtd förklarar hur vårat undermedvetande håller koll på allt den tror vi riskera att glömma. Därför är det viktigt att skriva ner sakerna och att ha ett pålitlig system där man kan parkera tankarna. Dessutom påpekar Allen i gtd hur viktigt det är att bryta när arbeten i små hanterbara delar (next actions).
  Uppdelningen i nästa aktiviteter är viktigt eftersom vi skyr att ta tag i problem som vi inte riktigt kan greppa. Uppgiften ‘Sätt igång badrumsrenovering’ är alldeles för stor för att lägga lite tid mellan två möten på det; projektet ‘Sätt igång badrumsrenovering’ med nästa aktiviteter i stil med ‘Hitta webbplatser som förklara reglarna för badrumsrenovering’ och ‘Kolla gula sidorna vilka branschgodkända våtrumsföretag som finns nära mig’ kan man klämma mella andra aktiviteter och bocka av.
• Gå igenom dina aktivitetslistor regelbundet!
  Det är viktigt att gå igenom aktivitetslistorna regelbundet. Annars litar inte ditt undermedvetna på dig själv och fortsätta plåga dig med påminnelser. Det är även bra att göra det regelbundet, så att det blir lite som en ritual (nyttan med ritualer har jag skrivit om här).
  För mig betyder det att jag går igenom min lista med nästa aktiviteter en gång om dagen - helst direkt på morgonen. Aktuellt pågående projekt går jag oxå igenom en gång om dagen (ibland hinner jag dock inte) för att generera ny nästa aktiviteter. En gång i veckan (försök med fredag efter lunch pågår) tittar jag på alla projekt och ser vilka jag ska jobba på nästa vecka.
• Töm din inbox!
  En mycket viktig och bra regel även den. Inboxen ska vara tom. Alla saker i den ska läggas till ett projekt eller parkeras. Jag är rätt bra med att tömma min e-post inbox - detta med hjälp av Jello.Dashboard - en plugin för Outlook. E-post blir direkt tilldelad vissa projekt och landar i kalendern eller aktivitetslistan. Det är jag mycket tillfreds med. Jag är dock mycket sämre när det gäller min physiska inbox för papperspost och letar fortfarande efter ett bra sätt att hantera den enligt gtd i längden.
• Två-minuters regel
  Tar en aktivitet mindre en två minuter, så gör det NU! Oberoende var denna aktivitet kom ifrån, om den var på din nästa aktivitet-lista, om det är en e-post du har kollat som kräver ett snabbt svar eller en räkning som måste betalas. Denna regel har sparad mig otroligt mycket tid, enbart ställtiden mellan aktiviteterna är ju längre och kan jag göra något under två minuter och fördröjer det, så kommer det att kosta mig minst en minut varje gång jag tar i den utan att genomföra den.

Denna artikel är med säkerhet inte den bästa om ämnet på nätet, men det är ett axplock ur gtd och det är dessa delar som jag har valt att jobba med jst nu. Jag kanske lägger till eller plocka bort andra framöver. Fram till för en månad sedan höll jag på med en ‘tickler file - aka 43 folders’, men den tog mera energi att följa upp än den sparade för min del, så den används inte längre.

Om du vill börja använda gtd, så rekommenderar jag att du läser boken, kollar på nätet efter ännu fler erfarenheter och plockar de delarna som känns bäst för just dig. Jag tror gtd har något för alla av oss.